コラム
2021.02.03(更新日 2022.12.08)

オフィス開設時に必要なものとは?立ち上げ前に揃えたい備品リスト

オフィス開設には何が必要?立ち上げ前に揃えておきたい備品リスト

オフィス開設時は準備や手続きが多く、「備品は徐々に揃えればいいか…」と後回しになってしまうケースは珍しくありません。しかし、すぐに必要になるものをはじめ最低限の備品がないと、業務の進捗が滞ってしまうこともあります。

そうした問題を回避するためにも、オフィス立ち上げ前に最低限購入すべき備品をリスト化しておきましょう。今回は、起業などで新しくオフィスを構える際に揃えておきたい備品をカテゴリー別でご紹介していきます。

事前に必要なデスク回りのオフィス備品

起業してオフィスを開設する際、業務に必要なオフィス備品を準備しておく必要があります。 デスク回りに必要なオフィス備品は、以下の通りです。

印鑑

印鑑(実印、代表者印、認印、科目印など)は忘れず用意しましょう。会社ではさまざまな印鑑を使用するため、いざ必要なときに手元にないと困ってしまいます。

また、オフィス開設のあいさつにも、記念の品に添える一言のスタンプや住所印などがあると便利です。

実印の準備を検討中の方はこちら
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筆記用具

シャープペンシル(鉛筆)やボールペン、サインペン、消しゴムなどの筆記用具も揃えておくべき備品です。黒だけでなく、赤や青など業務によっては色ペンも必要になるでしょうし、ペン芯の太さや濃さなども使い勝手を考えて選ぶべきでしょう。使用する場面を想像しながら、業務にぴったりの筆記用具を探してみてください。

文房具

筆記用具以外の文房具も、きちんと揃えておきましょう。はさみやカッター、修正ペン・テープ、セロハンテープ・のり、定規など、業務で使用する文房具はさまざまです。

パソコン作業が多いと言っても、文房具を全く使わないケースは稀ですし、手作業での仕事がなくなるわけではありません。使い勝手などを吟味しながら文房具を選んでみましょう。

ファイル

ファイルやクリアホルダー、デスクイントレー、名刺ファイルなどファイル関連のアイテムは多くの場面で必要になります。買い忘れがないようにリストに含めておきましょう。

メモ用品

ノートやメモ帳、付箋なども会社で用意しておくことが望ましいと言えます。個人で買い揃える方もいますが、電話や来訪時の応答など会社側の都合でメモを取るケースは少なくありません。必要以上に社員が負担するのは好ましくないので、最低限は会社で揃えておくことをおすすめします。

事務用品

名刺や封筒、硬貨保管箱、キーボックスなど事務用品系のアイテムも準備を忘れがちです。これらもリストに含めておきましょう。

その他

コピー用紙や電池、電卓、USBメモリなど業務に使うものはほかにもあります。業務内容によって必要か否かは変わりますが、使う可能性があるものは事前にリストにまとめておくと安心です。

共有スペースに必要なオフィス備品

オフィスの快適さは業務効率に大きく影響するため、社員が有意義に過ごせるよう休憩所や会議室などの共有スペースも工夫しましょう。

共有スペースに置いておきたい備品は、以下の通りです。

オフィス家具

机やイス、パーテーション、ロッカー、本棚などが挙げられます。机やイスなどは中古で揃えることも可能ですし、レンタルやリースで賄うという手もあります。オフィス立ち上げまでに時間がない、なるべく費用を抑えたい方にはおすすめです。

オフィス家電

掃除機や冷蔵庫、テレビ、サーキュレーター、電子レンジ、電気ケトルなどが挙げられます。休憩所でお昼を過ごす社員もいるので、冷蔵庫や電子レンジはあると便利です。オフィスのスペースや社員数に応じて大きさ・容量などを決めるといいでしょう。

その他

複合機(コピー機やFAXなど)やビジネスフォン、タイムレコーダー、ラベルライター(テープライター)などが挙げられます。業務上、必要になるものもありますが、タイムレコーダーのようにシステムで代用できるものもあるため必要に応じて用意しましょう。

必須ではないが必要になりそうなオフィス備品

絶対に必要ではなくても、あると便利なオフィス備品は数多くあります。以下、5つの備品をまとめたので、用意するかどうかの参考にしてみてください。

ホワイトボード

会議中や、不意に書くものが必要になったときなどに重宝します。また、プロジェクターと組み合わせれば簡易スクリーンとしても使えるため、パソコンの画面を共有しながら会議を進めることも可能です。

ホワイトボードは自立式だけでなく、壁に貼るタイプもあります。前者はスペースを取りますが、キャスターが付いていると移動できるため便利です。

一方、後者は壁を利用するためスペースを削減でき、かつボードの大きさも比較的自由に選択できます。オフィスの規模や用途などから自社に合うものを選んでみてください。

なお、ホワイトボードマーカーは、インキ切れやペン先の乾燥に強いものを選ぶといいでしょう。

例えば、シヤチハタの「潤芯 ホワイトボードマーカー」なら、仮にキャップを閉め忘れてもペン芯が約3日間は乾きません(気温20度、湿度65%の条件下)。インキ補充やペン芯の交換を行えば、繰り返し使えるので経費の節約にもつながります。

潤芯 ホワイトボードマーカー 丸
潤芯 ホワイトボードマーカー 丸

工具

「オフィスに工具なんて必要なのか」と思われがちですが、新しいオフィス備品を組み立てる際などに役立ちます。また、デスクやイスなどすでに揃えている備品も、使い続けることでネジが緩んでガタガタする時も工具があれば安心でしょう。

このほか、電池を入れるタイプの家電は電池交換の際にドライバーが必要になることもあります。意外といろいろなシーンで活躍するため、オフィスに1セットあると便利です。

テーブルタップ・延長コード

オフィス内のコンセント数が少ないなら、テーブルタップや延長コードが必要になります。設置するパソコンやオフィス家電の数に応じて使い勝手のよいものを揃えておきましょう。

なお、電子機器の中には電源プラグが3つのものがあります。一般的なテーブルタップでは対応できないため、3Pプラグ専用を準備してください。

シュレッダー

個人情報の漏えいはどこから起きるかわかりません。書類や資料、手紙などを適切に破棄するためにも、シュレッダーはできるだけ用意しておくことをおすすめします。一度に複数の紙を処理できるシュレッダーや、紙以外にCDやカード類も処理できるシュレッダーもあるため、自社に適したものを選びましょう。

シュレッダーを設置するスペースがないという場合は、コンパクトタイプのものがおすすめです。電動タイプ以外にも、クルクル回して使う手動タイプやたくさんの刃がついたシュレッダーハサミもあるので、どれか一つは常備しておきましょう。

防災セット

火事や地震など、何かしらの災害が起きた場合に備えて防災セットを用意しておきましょう。飲料水や食糧(乾パン・アルファ米など)、簡易トイレ、消火スプレー、救急セットなど防災アイテムはさまざまです。市販の防災セットは必要最低限のアイテムがまとめられているため、それらをいくつか置いておくと安心です。

あったら快適なオフィスになる備品

オフィスが快適だと社員のモチベーションアップにもつながります。オフィスの快適さに役立つ備品を揃えて、日々の業務に彩りをプラスしましょう。

空気清浄機

オフィス内の二酸化炭素濃度が高まると、息苦しさや眠気を感じて業務効率が低下してしまう可能性があります。また、風邪やウイルスの蔓延にもつながるため、換気を徹底することが大切です。

窓を開けて空気を入れ替えることはもちろん、空気清浄機を併用すればより効果的に換気ができます。業務環境や社員の健康を守るためにも、ぜひ導入を検討してみてくださいね。

加湿器

室内の温度を維持するために、エアコンを稼働させているオフィスは多いですよね。エアコンはよい効果をもたらす反面、乾燥によって肌や喉にダメージを与えてしまいます。とくに冬場は空気が乾燥しがちなので、加湿器を設置して湿度を一定に保ちましょう。

オフィス全体をカバーできる大型のものから、USBでつなぐ卓上タイプもあります。空気清浄機と一体化したものもあるので、予算などから適切なものを選んでみてください。

ウォーターサーバー

水分補給は体調管理の一環といえるほど重要です。飲み物を持参する社員もいるでしょうが、オフィス内にウォーターサーバーがあればマメに水分補給ができるため便利です。

ウォーターサーバーにはお湯が出るタイプもあるので、身体が冷えたときに温かい飲み物を飲めたり、ランチタイムにインスタントのスープやカップラーメンなどを食べたりすることもできます。

重宝される備品の一つなので、社員の希望を聞いたうえで、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

コーヒーメーカー

従業員の休憩時はもちろん、来客時にも役立つ備品がコーヒーメーカーです。自宅用ならコンパクトなので置き場所に困らないですし、レンタルならコンビニなどよりも安く社員に提供できるでしょう。コーヒー党の社員が多いオフィスでは絶対に喜ばれるアイテムなので、ぜひ検討してみてください。

なお、来客を想定して置く場合は、来客用カップの用意も忘れずにしましょう。

観葉植物

新しいオフィスは整然としていてきれいですが、殺風景で温かみがないように見えてしまうこともあります。観葉植物を置けばオフィス内が明るく居心地のいい空間になります。

また、大きめの観葉植物はパーテーション代わりになるほか、外からの目隠しにもなるため、上手に活用してみましょう。購入以外にも、レンタルやリースがあるので、興味がある方は調べてみてください。

オフィス備品で快適なオフィス環境を目指そう

オフィス立ち上げに伴う備品の購入は、事前にどのアイテムを揃えるかを検討しておくとスムーズです。オフィスの規模や社員数などを考慮したうえで、無駄なく備品をリストアップしましょう。

経費を抑えるために備品の購入費を必要以上に削ると、オフィス環境はよくなりません。もちろん無理をする必要はないので、最低限のものを用意してほかは少しずつ買い揃える、という選択肢も問題ありません。これまでに紹介した備品が以下にリストになっているので、参考のうえ快適なオフィス環境の構築を目指してみてください。

■デスクまわり
・印鑑
・筆記用具
・文房具
・ファイル
・メモ用品
・事務用品
■共有スペース
・オフィス家具
 -机
 -イス
 -パーテーション
 -ロッカー
 -本棚
・オフィス家電
 -掃除機
 -冷蔵庫
 -テレビ
 -サーキュレーター
 -電子レンジ
 -電気ケトル
■要検討(場合によっては必要)
・ホワイトボード
・空気清浄機
・加湿器
・ウォーターサーバー
・コーヒーメーカー
・観葉植物 など