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集客が期待できるイベントとは?企画時のポイントを解説

イベントはお客様との直接的な接点になるので、商品・サービスのプロモーションなどに効果的です。しかし、いざ開催するとなると、「集客はうまくいくだろうか」「実施までの細かい段取りがわからない」と悩んでしまう方もいるでしょう。

イベントを滞りなく開催し、成果を残すためには、知識と計画が必要になります。

今回は、イベント企画時に押さえておきたいポイントについてご紹介していきます。イベントのおすすめコンテンツの一つとしてスタンプラリーについても解説しているので、イベント企画にお困りの方はぜひご一読ください。

イベント企画時に押さえておきたい12のポイント

イベントを成功に導くには、企画の段階がとても重要です。以下のポイントを意識しながら、進めていきましょう。

開催の目的を明確にする

なぜイベントを開催するのか、まずは目的を明確にすることが大切です。

達成すべきゴールを明確にしなくては、効果的な企画を立てることは難しいでしょう。関係するメンバーが多い場合や意見が食い違った際も、目的さえしっかり固まっていれば、軸がブレることがなくなるはずです。

シンプルでわかりやすい企画にする

目的が曖昧にならないように、シンプルでわかりやすいイベントを企画しましょう。

会議などではアイデアを膨らませるべく、さまざまな意見が出るでしょうが、すべて盛り込んだ内容にするとイベントの目的が薄れてしまいます。コンセプトとなる要素を決めて、そこから詳細を詰めていけば、イベントを通して伝えたいことを見失わず進めることができます。

誰が責任者で、誰が関係するのか明確にする

イベントを成功に導くためには、責任主体となる人や部署を決めましょう。

誰が責任を持って進めていくかが明確でないと、なかなか企画が進行しません。合わせて、関係者・協力者が誰になるのかを明確にすることも大切です。責任者が主体となり、関係者・協力者は自らの役割をきちんと認識して進行する必要があります。

予算や相場を把握する

イベントを企画する際は、予算による制約が付いて回ります。

参加者に価値ある体験を提供しつつ、費用効果の観点からも予算管理を行う必要があります。一般的なイベントにかかる費用の相場を調べながら、設営やツール手配、告知などそれぞれに充てることができる予算を割り振りましょう。

ターゲットを明確にし、それに合わせて企画を練る

企画するイベントには、どのような方に参加してほしいですか?

目的と同じく、ターゲット層が不明瞭のままだと、効果的なイベントを企画することは難しくなります。仮に実施して集客がうまくいっても、求めていた結果は得づらいでしょう。どんな人に来てほしいのか、狙うべきターゲット層を具体的にイメージすることが重要です。

ユーザーが参加しやすく、目的の実現に最適な場所を選ぶ

イベント会場は、ユーザーが参加しやすい場所か、目的に適しているかなどを意識して選びましょう。

「アクセスしやすい場所」「イベントのコンテンツに適した設備」「会場設営ができるキャパシティ」など、会場選びで意識すべきことはいくつもあります。 会場の場所はイベント集客にも影響があるため、複数の候補地を上げ、下見などを行いながら決めていきましょう。

頻度や時期、期間を決める

イベントの目的に沿って、開催時期や曜日、時間帯などを決めていきましょう。

企業主催のイベントは、2〜3カ月に1回というように定期的に開催されるもの、年に1回大規模に開催されるものなどさまざまです。

定期的に開催する場合、曜日や時間帯などを固定すると参加者の認知を促す効果が期待できます。大規模イベントの際は、週の前半・半ば・週末というように、ターゲットに合わせて最適な期間を設定しましょう。

なお、告知はイベント開催の1カ月半〜2カ月前に開始をしておくと安心です。早めに告知することで、参加者は予定を立てやすくなりますし、企業側も申込み数や応募人数の把握がしやすくなります。

開催後のアクションを引き出すためのコンテンツを考える

どのようなコンテンツを用意するかによって、イベント開催後のユーザーのアクションが異なります。

まずは「SNSでポジティブな発信をしてほしい」「自社商品を購入してほしい」など、イベント開催後にどのようなアクションを引き出したいのかを考えてみましょう。そこから逆算して、写真撮影用のパネルや商品体験などコンテンツを組み立てていきます。

イベント参加のメリットを用意する

イベント参加のメリット(利益・特典など)を用意しましょう。

どんな体験ができるのか、何がもらえるのかなど、ユーザーにわかりやすくメリットを用意して告知すれば、イベント参加に前向きになってもらえるはずです。

参加者が楽しめるような進行を考える

当日のイベント進行をスムーズに行うために、一連の流れに見通しを立てます。

企画関連の担当者には進行表を、運営メンバーには進行台本を用意し、関係者の当日の動きや役割を記載しておきます。イベント進行がスムーズに進まなければ、参加者もイベントを楽しむことができません。「大丈夫だろうか」「どうして時間通りに進まないの」など、不安や不満を抱かせると、イベント開催後のアクションにもマイナスの影響を与えてしまうかもしれません。

イベント企画の際、オープニングからエンディングまでの設計ばかりに目が行きがちですが、参加者にとっては会場に足を踏み入れた瞬間からイベントは始まっています。案内板を設ける、誘導員を置いて移動をスムーズにするなど、イベントの参加前後にも心を配り、満足してもらえるイベントに仕立てましょう。

季節や時代の傾向に合ったイベントを企画する

季節や時代の傾向を意識したイベントは、集客率が期待できるでしょう。

例えば、4月は新社会人向け、10月はハロウィン、12月はクリスマス関連というように、季節に合ったイベントを企画すると人が集まりやすくなります。

ただし、本来のターゲット層から外れると意味がないため、ターゲット層と目的に合ったコンテンツを用意できない場合は無理に考慮する必要はありません。

イベント後に振り返りを行う

イベントが終わったあとは、次回に向けて振り返りを行いましょう。

早急に課題をまとめれば細かな点も忘れることなく、次回のイベント企画に生かすことができます。また、参加者にアンケートを書いてもらうことも有効です。お客様の声を定量化すれば、優先度の高い問題が見つかりやすくなります。

アンケートから得た情報とSNSの書き込み、当日のイベント状況などをみながら、KPT法(Keep:継続、Problem:課題、Try:解決策)というフレームワークを使って改善し、よりすばらしいイベントを組み立てていくといいでしょう。

イベント集客について詳しく知りたい方はこちら

子どもから高齢者まで楽しめるイベントコンテンツ「スタンプラリー」

スタンプラリーは、子どもから高齢者まで楽しめるイベントコンテンツの一つです。多くの集客が期待できるほか、複数の箇所を主体的に回ってもらえる可能性が高まります。参加のハードルが低く、エンターテインメント性が高いイベントといえるでしょう。

スタンプラリーを行う際は、「企画を練る→詳細を決める→ツールを準備する」の順番にイベント準備を進めましょう。

ターゲット層に適した企画を決めたら、実施期間や時間、スタンプの設置場所などの詳細を詰めていきます。告知はポスターやチラシ、Webサイト、SNSなどさまざまな手法を組み合わせることが重要です。

スタンプラリーに必要な物品は、スタンプやスタンプラリーの台紙、ディスプレイなどです。とくに、スタンプを楽しく集められることがポイントになるので、印面のデザインには工夫が必要です。シヤチハタの「重ね捺しスタンプ」なら、これまでにないスタンプラリー体験が提供できるでしょう。

ポイントを回りながらスタンプを重ねて押していくことでカラフルな一枚の絵に仕上がるため、スタンプラリーにピッタリです。

コロナ禍の影響もあり、多くの参加者がスタンプに触れるスタンプラリーは実施が難しく感じるかもしれませんが、消毒液のように足で踏んで押すスタンドなどで対策すれば安心です。

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企画を練り上げてイベントを成功に導こう

イベントを開催するには、企画の発案から当日の運営に至るまでやることが山積み。とりあえず進めてみよう、で成功することはほぼ不可能です。

イベント企画の目的は何か、どんな方に来てほしいのか、いつ開催するか、どこを会場にするか、どんなイベント内容にするのかなど、さまざまなことを一つずつクリアしなくては、思うような成果は得られないでしょう。周到な準備がイベントを成功に導く秘訣です。イベント企画時には、ぜひ上記でご紹介したポイントを意識してみてくださいね。

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