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発注がスムーズに!オフィス備品の管理に役立つ7つのポイント

発注がスムーズに!オフィス備品の管理に役立つ7つのポイント

オフィス備品は経費や節税に関連するので、徹底した管理が求められます。しかし、備品の管理は作業の単調さゆえに緩みが生じてしまいがちです。発注をスムーズに行うことにもつながるため、体制の見直しなどを行いながら正確な方法での実施を目指しましょう。

今回は、オフィス備品を管理する目的をはじめ、ポイントやメリット、効率的に行う方法などについてご紹介します。

オフィス備品を管理する目的

オフィス備品を管理する目的は、主に以下の2つです。

業務効率の向上

基本的にオフィスの備品は社員が共有して使うため、所在がわからなくなることが往々にしてあります。備品探しに手間や時間がかかってしまうと、本来の業務に支障をきたします。

きちんと備品管理ができていればその心配がなくなるので、業務効率の維持・向上が期待できるのです。

無駄な出費の抑制

よく使用するものであれば在庫を抱えても問題はありませんが、使用頻度が少ないものを大量にストックしておくと無駄になる可能性があります。発注量を調整するなど対策が必要ですが、備品管理がないがしろだと正確な在庫数を把握できず、同じ商品を再度購入してしまう可能性が高まるでしょう。

また、備品数が正しく把握できていないと計上した申告にズレが生じ、延滞税などの支払いを求められるおそれがあります。不必要な出費を防ぐためにも、備品管理は徹底することが大切です。

備品発注・管理を確実に行うためのポイント

備品発注のミスを防ぐには、管理体制を強化することが重要です。 以下では、備品発注・管理を行う際のポイントをご紹介します。

発注を管理する人を決める

備品管理の流れを整えるために、まずは発注を管理する担当者を決めましょう。

企業の中には、「気づいた人が発注をする」というルールを設けているところもあるかもしれません。しかし、通常業務が忙しいと発注を忘れてしまう可能性があるため、あまりおすすめできません。あらかじめ発注を管理する担当者を決めておけば、責任の所在を明らかにでき、重複発注などのミスを防ぐことも可能です。

なお、発注や検収、固定資産台帳への入力、管理までの一連の流れをフロー化することで作業に漏れがなくなります。

社内ルールを明確にする

発注の担当者がいても、すべての備品管理を行うのは負担が大きいですし、そもそも無理があります。そのため、在庫は社内全体で管理し、在庫が少なくなってきたら担当者に発注依頼をするというルールを組むとよいでしょう。

口頭ではなく、「メールのみ」「社内で使用しているコミュニケーションツールのみ」「備品依頼の用紙のみ」というように、発注依頼の履歴が残る形にしておくと安心です。また、発注に至る「明確な残数」も定めておくことも重要です。「10個を切ったら発注する」などルールとして決めておけば、個人の感覚に委ねることなく、適切なタイミングで発注依頼が可能です。

こうしたルールを社内で共有すれば、担当者だけでなく、ほかの社員もルールに基づいて備品管理を行えるため煩雑化しにくくなるはずです。 なお、社内ルールを制定するときは、どの部署の社員が見てもすぐに理解できる内容にすることが大切です。

備品を分類する

備品ごとに置き場所を決めれば在庫の個数が把握しやすくなり、「事務用品」「給湯室まわり」「消耗品」などカテゴリ別に分けるとよりわかりやすくなります。また、あまり使わないものは倉庫の奥の上の棚、よく使うものは入り口近くの手が届きやすい棚というように使用頻度で分けると備品を探す時間を短縮できるはずです。

備品を分類したら、置き場所を記したカテゴリ表を共有するのもいいでしょう。管理の担当者はもちろん、ほかの社員にとっても備品を探す際に活用できて便利です。

ラベリングする

オフィス備品は数が多いため、どこに何があるか、わかりにくいもの。備品ごとに識別番号を割り振り、その番号が記載したラベルを備品や棚などに貼れば、どこにどの備品があるのかが視覚化できます。ICタグやバーコード付きのラベルを貼り、取得日や保管場所もまとめて管理すると作業の効率化にもつながるでしょう。

備品の所在を決める

備品の所在を決めて、常に備品の場所を明確にしておけば、返却忘れや紛失、私物化などの抑止にもつながります。「どこに何があるかわからない」ということがなくなるので、備品と固定資産台帳の紐付け作業が楽になり、棚卸しの効率化にもつながるはずです。

定期的に棚卸しをする

備品管理では、定期的に棚卸しをして、最新状況をチェックすることも大切です。いざ使おうと思ったときに故障や破損が見つかると、想定していた業務ができなくなるかもしれません。とくに使用頻度が低い備品は知らないうちに故障や破損しているケースも多いので、定期的に確認しておきましょう。

加えて、故障や破損だけでなく紛失のリスクもゼロとはいえません。機密情報が漏洩する事態になれば会社の信頼が損なわれるおそれがあるため、定期的に棚卸しを行い、丁寧な管理を心がけましょう。

オフィス備品管理のメリット

オフィス備品を管理すれば、備品の所在や残数が把握しやすくなります。備品の紛失が減りますし、紛失したとしても気づくのが早くなります。また、使用頻度と補充のタイミングを明確にできるので、無駄な発注や予備の重複を防ぎやすくなるでしょう。

さらに、備品の使用状況などを見て、発注を続けるかやめるかの判断がしやすくなります。どこにどれだけの経費がかかっているのかを可視化しやすくなるので、不要な出費を防ぎ、コストを削減することが可能です。

このほか、備品管理を徹底すれば社員の備品に対する意識も変わります。返し忘れや私物化の改善も期待できるので、新しく備品を買い直す回数が減り、結果的にコスト面でもメリットが大きいといえるでしょう。

オフィスの備品管理をより効率的にするには

備品管理の効率化を図るなら、管理システムの導入やトランクルームの利用がおすすめです。 ここでは、備品管理のシステムとトランクルームの特長をご紹介します。

備品管理システム

備品管理をシステム化すれば、データとして管理できます。管理台帳と連動させることで備品の在庫数や位置情報、使用状況、責任者に至るまで一括で把握することが可能です。在庫数と発注数などをすぐに確認できるので、適正在庫数の算出などにも役立ちます。無駄のない備品管理が可能になり、発注や棚卸し作業のコストも削減できるでしょう。

管理システムの中には、メールやアラートなどによってリース(レンタル)商材の返却期限などを知らせてくれる機能を搭載しているものもあります。リース商材の場合、再契約の手続きをしたり、返却に伴うデータ削除を行ったりすることもあるので、嬉しい機能といえます。

システムを導入する際は、備品管理のどこを改善したいのかを明確にし、自社に適したものを選ぶことが大切です。

トランクルーム

会社の倉庫で備品を管理している企業も多いでしょうが、なかにはスペース不足に困るケースもあるかもしれません。年に一度しか使わないような使用頻度の低いものは、トランクルームに預けるのも一つの手です。

比較的安価にスペースを確保できますし、最近ではダンボール一箱分から預けられるサービスも登場しています。 利用する業者によっては申し込みや集荷手配、保管状況の確認、配送などがWebやアプリを使ってできるので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

オフィス備品の誤発注を防ぐためにも管理に力を入れよう

オフィス備品は数が多く、全社員が利用することから管理が煩雑化しやすいといえます。探す手間と時間がかかるほか、発注ミスによる無駄な経費がかかるおそれもあるでしょう。こうした問題を改善するためにも管理のルール構築や作業のフロー化を進めましょう。

それを社員に共有し、組織全体でルールに基づいた使用・管理を徹底できれば、業務効率の向上や経費削減につなげられるはずです。管理システムやトランクルームの利用も検討しながら、いま一度備品管理の見直しを徹底してみてください。