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まずはオフィスの消耗品から!経費削減を実現する4つのポイント

まずはオフィスの消耗品から!経費削減を実現する4つのポイント

会社の利益を上げるためには、売上を伸ばすだけでなく経費の削減にもきちんと目を向けることが大切です。例えば、オフィスの消耗品や印刷費の削減は、比較的すぐに始められる対策の一つです。オフィスの消耗品は一つひとつの金額は小さいですが、日々積み重ねることで大きなコストカットを実現することが可能です。

そこで今回は、消耗品や印刷費の削減方法についてご紹介します。「経費を削減したいけど、どこから手を付ければいいかわからない」「具体的にどんな対策方法があるのかを知りたい」という方は、ぜひご一読ください。

オフィスの消耗品とは

オフィスの消耗品は、コピー用紙やボールペン、ステープラー、のり、マーカーなどです。これらは一つあたりのコストは低いですが、月単位、年単位の総額で見るとかなりのボリュームになっています。

オフィスの消耗品は業務において必要なものなので、発注のフローに関して「なくなり次第、購入する」などとざっくり決めているところもあるかもしれません。しかし、本気で経費削減に取り組むなら、これらのコストがどれくらいかかっているのかを知っておかなければなりません。

「毎月どれくらい発注していて、どれくらいのペースでなくなっているのか」を細かく把握すれば、発注や管理のルールも決めやすくなります。

オフィスの消耗品のコスト削減方法とは

いくら経費削減のために工夫しても、消耗品の管理や契約内容でつまずくと、思うようなコストカットは実現できません。オフィスにおける経費削減の方法を実践する前に、消耗品管理や業者との契約内容の見直しましょう。

消耗品管理を見直す

消耗品管理の仕方が甘いと、経費を削減するどころか余分にコストがかかってしまいます。

先でも述べたように、オフィスにおける消耗品にはボールペンや付箋、消しゴムなどが挙げられます。基本的に社員は消耗品を自由に使えるようになっていますが、いつでも自由に使えて持ち出しまでできる環境は、コスト意識の低下を招くおそれがあるため要注意です。

まずは消耗品を管理する担当者を決めて、消耗品を使用する際は担当者からの許可を得るようにルールを設けてください。消耗品も会社の大切な資産です。社員のコスト意識を高めることで、消耗品の使用方法に関して一定の改善が期待できるでしょう。

オフィスの備品管理に関する詳しい記事はこちら

業者との契約内容を見直す

仕入れや運送費など、自社の支出に関わる部分については常に相見積りを行うことが大切です。契約時には問題なくても、市場価格の変動によっていつの間にか契約が割高になっているケースがあるためです。

もちろん長くお付き合いしている取引先もあるはずなので、信頼関係を壊さないように努めることも忘れてはいけません。「会社の規則で相見積もりをすることになった」など、現場の担当者が契約内容の見直しを切り出しやすくするための理由も用意してあげましょう。

オフィスの消耗品の主な経費削減方法とは

経費削減を目指すなら、オフィスの消耗品にかかるコストを節約しましょう。消耗品も必要なことには変わりないので、「購入をやめる」というのは困難なのではないでしょうか。しかし、工夫すればコストを削減することは可能です。

以下にて、経費削減の方法の例をご紹介します。

コピー用紙の裏紙を使う

ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだコピー用紙を使用している企業は多いのではないでしょうか。一般的に、オフィスで使用されているA4サイズのコピー用紙は、1枚あたり安くて0.7円ほどです。これを1ヵ月あたり1,000枚使ったとすると、コピー用紙代は「0.7円×1,000枚=700円」となります。

もちろん、会社の規模によって使用する枚数は増えることが予想されるため、金額はさらに大きくなるでしょう。しかし、コピー用紙の裏紙を使えば単純に月の金額は半分になります。上記の条件にあてはめると1カ月あたり350円という計算です。

また、コピーするページを集約(4ページ分を1ページに印刷)すれば経費削減になりますし、さらに集約したコピー用紙の裏紙を利用すればよりコストカットが見込めます。

コピー用紙の裏紙を使う 0.7円÷2×1,000枚=350円
4ページ分を1ページに集約する 0.7円÷4×1,000枚=175円
4ページを1ページに集約し、さらに裏紙を使う 0.7円÷4÷2×1,000枚=87.5円

ただし、コピー用紙のコストよりもコピー機の使用料金のほうが割高です。使用する紙の量が減ってもコピー機そのものの使用回数が減らなくては印刷費を削減することは難しいでしょう。紙の使用と合わせて印刷回数を減らすように取り組んでみてください。

プリンターのトナーをリサイクル品に変える

プリンターのトナー(色材)は、純正だと一本あたり定価40,000円、リサイクル品だと一本12,000円ほどです。リサイクル品に変えるだけでかなりのコストカットが見込めるため、ぜひ試してみてください。

ただし、プリンターの保証期間中に純正以外のトナーを使うのはおすすめできません。仮に故障した場合、修理費用が有料になるためです。保証期間が終了すると純正のトナーを使用していても修理費用がかかるため、保証期間を過ぎたタイミングでリサイクル品のトナーに変更しましょう。

ボールペンは替え芯を利用する

ボールペンのインクが切れたとき、本体ごと新品のものと交換することも多いですよね。しかし、替え芯を利用すればコストカットが実現できます。新品のボールペンは一本あたり80円ほどですが、替え芯だけだと40円ほどと半額になります。

例えば社員数が100人の会社で、一人あたり年間6本のボールペンを消費したとすると、1年間のコストは「80円×6本×100人=48,000円」です。一方、替え芯を使えば金額が半分になるので、24,000円のコストダウンになります。

安い消耗品の購入先を知っておく

オフィス備品を購入する際、大量に購入できる事務用品の専門業者に依頼している企業も多いでしょう。しかし、専門業者以外にも消耗品を安く購入できるお店を探しておくことをおすすめします。

例えば、ボールペンは一本80円ほどで購入できますが、100円ショップでは10本入りを110円で購入できます。一本あたりに換算すると11円なので、約70円のコストダウンになるのです。

必ずしも100円ショップを使えというわけではありません。ただ、いままで仕入れていた業者やお店とは別に、事務用品を安く購入できる店舗があるかどうかを調べておくと、いざというときに経費削減に役立てることができます。

オフィス消耗品の節約が経費削減につながる

経費削減をはじめるなら、コピー用品やボールペンなどにかかるオフィスコストの削減から取り組んでみましょう。一つひとつは少額でも、いつのまにかコストがかさんでいるケースも珍しくありません。消耗品管理や契約状況の確認・見直しを行ったうえで、実際に経費削減のための対策を講じることが大切です。

なお、経費削減は実践する社員の意識が成功の鍵を握っています。「どうして経費削減のための対策をしなくてはいけないのか」「どれくらいで効果が見込めるのか」をしっかり説明し、理解を得ましょう。オフィス全体で協力することで、経費削減に大きく近づくことができるはずです。