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オフィスでの業務効率化に役立つ!今揃えておきたいおすすめ備品10選

オフィスでの業務効率化に役立つ!今揃えておきたいおすすめ備品10選

業務効率を上げるための手段の一つとして、「オフィス備品の変更・見直し」が挙げられます。会社がよかれと思って揃えている備品でも、使い勝手が悪ければ業務の進捗に影響してしまうでしょう。

また、「昔は役立っていたけど、今は体制変更やオフィスソフトの導入などであまり使用していない」というケースもあるかもしれません。後者に至っては無駄な出費になっているおそれもあるので、定期的にオフィス備品を見直し、本当に必要なものを吟味することが大切です。

そこで今回は、オフィス備品を選ぶ際のポイントと、揃えておきたいおすすめのオフィス備品をご紹介します。

オフィス備品を選ぶポイント

オフィス備品について、日頃それほど意識していない方も多いでしょう。しかし、今よりも仕事のパフォーマンスを高めていきたいのであれば、備品の違いも決して軽視はできません。

オフィス備品を選ぶポイントは、以下の3つです。

・仕事中に不便だと感じることを洗い出し、それを解消できるアイテムを探すこと
・普段から社内で使用している備品を定期的に見直すこと
・同じ機能を持つ新しいアイテムをチェックすること

当たり前のことだと思うかもしれませんが、これらは意外と見落としていることが多いのです。

「定常業務の中にも改善の余地がまだまだあるはず」「作業の人的ミスがなかなか減らない」などの悩みがあれば、上記のポイントに留意しつつ、オフィス備品を見直すことをおすすめします。

オフィス備品の変更によってすべての悩みが解決するわけではありませんが、業務に合った機能を持つアイテムを取り入れることで捗る作業もあるはずです。

これは必須!オフィス備品おすすめ10選

オフィス備品の中には、熟考するまでもなく必須といえるものがあります。業務に取り組むうえで必要になるものなので、抜け漏れがないかを今一度確認してみてください。

以下にて、オフィス業務に必須の備品とおすすめのアイテムをご紹介していきます。

印鑑関係

印鑑(代表者印、角印、役職印、科目印、回転印、日付印、住所印など)は、会社に欠かせない重要な備品です。会社を立ち上げるときに必要な印鑑もあるので、多くの場合は問題なく揃えているでしょう。

代表者印のように使う人や場面が限られる印鑑もありますが、頻繁に使用する印鑑は数や使い勝手に注意することが大切です。仮に数が足りない、使いづらいなどの理由から業務が滞ると、たった数分、数十分の遅れが後に大きな時間のロスに繋がります。各部署に1つずつ用意するなど、余裕を持って揃えておくことをおすすめします。

なお、印鑑関連の備品とその選び方、おすすめのアイテムは以下の通りです。

印マット

印鑑をきれいに押すための印マット。使う頻度が高いことから各部署で所持していることが多いですが、朱肉と一緒に管理していたはずなのに、必要なときに限って見つからない、足りないというケースも少なくありません。

緊急時にはティッシュなどを重ねて代用も可能ですが、それはあくまでも応急処置の話。正式な書類に押す会社の印鑑は、やはり擦れなどがないよう印マットを使用すべきでしょう。

印マット4 小型
販売価格 ¥1,023

シヤチハタ「印マット4」は特小・小型・大型と3種類のサイズがあり、カラーもデザインもシンプルです。企業によっては、社員だけでなくお客さまに印マットをお貸しする場面もあるため、主張の少ない印マットがおすすめです。

なお、会社の印鑑は個人印とは違いサイズが少し大きめです。なつ印の際に印面が擦れたり書類がよれたりしないよう、印マットのサイズには注意しましょう。

朱肉

印鑑を押す際に必要な朱肉も、絶対に用意しておくべき備品の一つ。印鑑があればセットで使用するものなので、なくて困ったというケースは少ないでしょうが、意外と盲点なのが朱油(インキ)切れです。朱肉と合わせて補充朱油も忘れずに用意しておきましょう。

速乾シヤチハタ朱肉 40号
販売価格 ¥880

また、朱肉と一口に言っても朱油(インキ)の種類によって特長が異なります。例えば、「速乾シヤチハタ朱肉」はビジネスシーンでの使いやすさを意識してつくられており、なつ印後の乾燥時間が約3秒とスピーディです。印影の長期保存にも適しているので、重要書類へのなつ印にも使用できます。

印マット付き朱肉 シクオス
販売価格 ¥660

ほかにも、「シクオス」のように、ケースのふたが印マットになっている便利な朱肉もあります。ローズピンクやターコイズブルーなど、ケースの色がカラフルなのも嬉しいポイントですよ。

スタンプ台

ゴム印を押す際に使用するスタンプ台も、なくてはならないオフィス備品。朱肉と同じだと思われがちですが、スタンプ台の場合はゴム印の材質に影響が出にくいようにつくられています。さらに、インキのカラーバリエーションも豊富です。

シヤチハタ スタンプ台 中形
販売価格 ¥935

例えば、「シヤチハタ スタンプ台」は黒、赤、藍色、緑、朱色、紫のほか、別注色として空色、牡丹(ピンク)、茶色、黄色があります。10色と豊富なカラー展開なので、用途に合わせて柔軟に色を選ぶことが可能です。

ゴム印

社内での事務処理などに使用されるゴム印。角印や科目印、回転印、日付印、住所印などは最初に準備するケースが多いため、めったなことがない限りはすでに用意されているでしょう。

とはいえ、ゴム印にはいろいろな種類がありますし、角印などのように必ず持っていなければならないもの以外は後回しにするケースも少なからずあります。

手書きだと時間がかかる作業もゴム印があれば作業時間を短縮できますし、書き癖などで読みづらくなる心配もありません。業務内容に合ったものを取り入れることで、効率化できる可能性もあるため、社内で検討してみることをおすすめします。

ネーム印

書類の確認や事務作業などで使用するネーム印(シヤチハタ印)は、朱肉がなくても連続でなつ印できる便利さが魅力です。なつ印作業にかかる時間が短縮できるため、ビジネスパーソンなら持っておくべきアイテムといえます。

ネーム印は個人で用意してもらうケースがほとんどですが、頻繁に使用する役職持ちの社員に支給したり、新入社員の入社記念品として用意したりと、場合によっては会社側が支給することもあるでしょう。

例えば、シヤチハタの「ネーム9」は、日本中で愛用されているベーシックタイプのネーム印です。既製品と別注品があり、後者の場合は名字や名前、フルネームの作成が可能なほか、漢字やひらがな、カタカナ、英字といった幅広い印面作成にも対応しています。また、「受取」や「校了」などの文言にもアレンジできるため、確認に使用する場面が多い際は重宝するでしょう。

このほか、贈答用におすすめの高級感あるネーム印もあるため、状況に合わせて利用してみてください。

ドレスアップネーム9
販売価格 ¥2,365

筆記用具

筆記用具はオフィス業務に欠かせない備品ですが、社員一人ひとりが自分でお気に入りのものを用意していることも多いでしょう。

しかし、すべての筆記用具を個人で揃えるのは経済的に負担がかかります。使いやすさなどから自分の筆記用具を使いたいという方もいるでしょうから、個人で使用する分にはよしとしたうえで、最低限必要なものは会社側がしっかりと用意しましょう。

ボールペン

パソコンでの事務作業が一般的になったとはいえ、手書きで書類に記載するシーンはまだまだ多いものです。オフィス備品としてボールペンは必須ですので、予算の範囲内で書きやすいもの、インキがにじまないものなど使いやすさに注目して選んでみてください。

一方で、会社から社員へ褒賞としてボールペンを贈ることもあるでしょう。その際は機能性だけでなく、デザイン性にも注目してアイテムを選んでみてください。

例えば、ネーム印付きボールペンの「ネームペン ディアレ」「ネームペン・ポケット」は贈答用にぴったりです。スタイリッシュなデザインでビジネスシーンに最適なので、ぜひチェックしてみてください。

ネームペン ディアレ
販売価格 ¥1,210

ネームペン・ポケット
販売価格 ¥3,190~4,950

サインペン

水性のサインペンは水に弱く、紙以外の材質のものにはほとんど書けませんが、発色がよくてメモ用紙や薄い紙に書いても裏に文字が写ることがありません。デスクを汚す心配がなく、仮に汚れても拭き取って簡単に落とせるため安心して使用できます。

対して、油性のサインペンはインキが濃いため裏写りしたり文字がにじんだりすることもありますが、水に強く、ガラスや布といった紙以外の材質にも書けるという強みがあります。

このことから、状況に応じて使い分けられるようにサインペンは水性・油性のどちらも揃えておくと便利です。

なお、インキの着色料が染料か顔料かによって発色や耐光性などに違いがあります。カラーバリエーションや発色を重視するなら染料、耐光性や耐水性を重視するなら顔料、というように状況に合ったものを選ぶとよいでしょう。

ホワイトボードマーカー

会議中に使ったり、プロジェクターの簡易スクリーンとして利用したりと、ホワイトボードは役立つオフィス備品です。一般的な自立式のものや、壁に貼り付けて使うシールタイプのものもあるので、オフィス環境や使用頻度などから使い勝手のいいものを選びましょう。

加えて、ホワイトボードマーカー選びも重要なポイントです。ホワイトボードマーカーについて「意外とインキ切れが早い」と感じたり、「キャップを閉め忘れてしまい書けなくなった」という経験をしたりしたことのある方もいるでしょう。会議中にインキ切れを起こすと時間のロスが大きいですし、買い替えの頻度が高いと費用がかかるため経済的ではありません。

「潤芯ホワイトボードマーカー」はインキ補充やペン芯交換ができるため、繰り返し使えて経済的です。また、特殊なインキを使っているためペン芯が乾きにくく、仮にキャップを閉め忘れても3日間ほど(気温20度、湿度65%の条件下)ならインキが蒸発しません。エコで経済的、かつ会議の進行を妨げることも少ないので、オフィス備品におすすめのマーカーと言えるでしょう。

潤芯 ホワイトボードマーカー 丸
販売価格 ¥165

オフィス備品はリスト化してまとめておこう

世の中にはたくさんのオフィス備品がありますが、数が多いからこそ会社が本当に必要としているアイテムに出会えていないケースもあるでしょう。また、オフィス備品は一度揃えるとなかなか見直す機会がないものです。実際に不便だと思っても、忙しさが続くとどうしても手が回らず、話し合いが後回しになってしまいます。

こうした問題は細かな業務効率の悪化を招くおそれがあるため、オフィス備品をリスト化し、いつでも備品の整理や入れ替え、処分などを行えるように準備しておくことが大切です。見直しのフローを設ければ改善点を洗い出しやすくなりますし、後任へ引継ぐ際もスムーズに行えるでしょう。ぜひ、試してみてくださいね。