オフィスでの業務効率化に役立つ！いま揃えておきたいおすすめ備品10選
業務効率化は多くの企業の課題ですが、具体的に何をすればよいか迷うことも多いでしょう。実は、最も身近な「オフィス備品」を見直すだけで、日々の細かなタイムロスは劇的に改善されます。 この記事では、プロが教えるオフィス備品の選び方と、シヤチハタ製品を中心とした、いま揃えておきたいおすすめアイテム10選をご紹介します。
オフィス備品を選ぶ3つのポイント
仕事のパフォーマンスを最大化させるために、備品選びで意識すべきは以下の3点です。
- 現場の「不便」を解消できるか： 事務作業での「手書きの多さ」や「なつ印の手間」など、具体的なストレスを解消するアイテムを選びます。
- 定期的なアップデート： 「昔からあるから」という理由で古い備品を使い続けず、最新の機能性を備えたものに更新します。
- コストパフォーマンスの視点： 単に安いものではなく、補充インキが使えるなど、長期的に見て経済的なものを選びます。
当たり前のことだと思うかもしれませんが、これらは意外と見落としていることが多いのです。オフィス備品の変更によってすべての悩みが解決するわけではありませんが、業務に合った機能を持つアイテムを取り入れることで捗る作業もあるはずです。
これは必須！オフィス備品おすすめ10選
ここからは、オフィス業務の効率を飛躍的に高める必須の備品とおすすめのアイテムをご紹介していきます。
スタンプ・印鑑
スタンプや印鑑（代表者印、角印、役職印、科目印、回転印、日付印、住所印など）は、業務作業における「手書きの手間」を省き、ミスのない正確な処理を実現するための重要な備品です。起業時に必要な印鑑一式はすでに揃っている企業も多いでしょうが、日々の業務効率を左右するのは、実は頻繁に使用する事務用スタンプの「数」と「使い勝手」です。
代表者印のように管理が厳格なものとは別に、各部署に適切に配置し、誰もがすぐに使える環境を整えることで、細かなタイムロスを確実に削減できます。ここでは、特に「住所入力の簡略化」や「なつ印のスピードアップ」に役立つおすすめアイテムをご紹介します。
事務用スタンプ
事務用スタンプは、日常の事務作業を「自動化」するための最も身近な効率化ツールです。角印や科目印、回転印、日付印、住所印などは必須準備として導入済みの企業も多いでしょう。
しかし、もしも業務の中で「同じ定型文を何度も手書きしている」シーンがあれば、スタンプに置き換えられないか定期的にチェックしてみることをおすすめします。事務作業でよく使われるスタンプを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
・作業時間の短縮： 長い住所や定型句も一瞬でなつ印完了。
・ 正確性の向上： 書き癖による誤読を防ぎ、誰が押しても綺麗な印影を維持。
・プロフェッショナルな印象： 書類の見栄えが統一され、企業の信頼性が向上。
た、社名や特定の振込先など、自社ならではの文言もオーダーメイドで作成可能です。頻繁に手書きの機会があれば検討してみてもいいでしょう。
承認・確認作業の定番「ネーム印」
書類の確認や事務作業などで使用するネーム印（シヤチハタ印）は、朱肉がなくても連続でなつ印できる便利さが魅力です。なつ印作業にかかる時間が短縮できるため、ビジネスパーソンなら持っておくべきアイテムといえます。
例えば、シヤチハタの「ネーム9」は、日本中で愛用されているベーシックタイプのネーム印です。既製品と別注品があり、後者の場合は名字や名前、フルネームの作成が可能なほか、漢字やひらがな、カタカナ、英字といった幅広い印面作成にも対応しています。また、「受取」や「校了」などの文言にもアレンジできるため、確認に使用する場面が多い際は重宝するでしょう。
このほか、贈答用におすすめの高級感あるネーム印もあるため、状況に合わせて利用してみてください。
まずは、デスクに一本は備えておきたい定番品です。
書類作成を効率化する「住所印・氏名印」
頻繁に記入する住所や氏名は、スタンプ化するのが一番の近道です。
- 組み合わせ印 0749号（7.5×49mm）ヨコ
住所や社名など、項目ごとに分割できるスタンプです。必要な項目だけを組み合わせて使えるため、領収書から封筒まで幅広い書類に柔軟に対応できます。
- 【2行タイプ】一行印 0860号（8×60mm）
「部署名＋氏名」や「役職＋氏名」など、2行の情報を一度になつ印できます。署名欄への記入がこれ一つで完了するため、書類の山も怖くありません。
外出先や手持ちの印鑑を活かす「便利ツール」
「外でも使いたい」「今ある印鑑を使いたい」というニーズに応えるアイテムも充実しています。
- ポケット1351号
胸ポケットに収まるスリムでコンパクトなサイズが魅力。現場作業や店舗での接客、移動の多いビジネスパーソンでも、サッと取り出してスマートになつ印できます。
- ハンコ・ベンリ
「お手持ちのネーム印」をセットするだけで、ワンタッチ式のスタンプに変身させるホルダーです。わざわざ朱肉を付ける手間がなくなり、使い慣れた印鑑がそのまま時短ツールに生まれ変わります。
朱肉をつける手間なく素早くなつ印！
印マット
印鑑をきれいに押すための印マット。使う頻度が高いことから各部署で所持していることが多いですが、朱肉と一緒に管理していたはずなのに、必要なときに限って見つからない、足りないというケースも少なくありません。
緊急時にはティッシュなどを重ねて代用も可能ですが、正式な書類に押す会社の印鑑は、擦れなどがないよう印マットを使用すべきでしょう。
シヤチハタ「印マット」は特小・小型・大型と3種類のサイズがあり、カラーもデザインもシンプルです。企業によっては、社員だけでなくお客さまに印マットをお貸しする場面もあるため、主張の少ない印マットがおすすめです。
なお、会社の印鑑は個人印とは違いサイズが少し大きめです。なつ印の際に印面が擦れたり書類がよれたりしないよう、印マットのサイズには注意しましょう。
朱肉
ビジネスで印鑑を使用する際、意外と盲点になるのが「朱肉」の準備と状態です。いざなつ印しようとした時の「インキ切れ」を防ぎ、用途に合わせた最適な朱肉を選ぶことが、事務作業をよりスムーズにします。
１．ビジネス効率を上げる「速乾タイプ」
契約書や重要書類へのなつ印には、品質とスピードを両立した朱肉が不可欠です。
なつ印後、わずか約3秒で乾くスピーディさが最大の特徴。転写（裏移り）を防ぎ、ビジネスの現場で作業を止めることがありません。
機能的な朱肉
2. 1台2役の多機能モデル「シクオス」
ケースのフタがそのまま「印マット」になる画期的なアイテム。常に最適なクッションの上でなつ印できるため、印影がかすれる心配がありません。カラーバリエーションも豊富で、事務机を彩るアクセントにもなります。
３．携帯に最適！朱肉付き印鑑ケース「ハンコケース」
外出先や現場でのなつ印が多いなら、ケースと朱肉が一体化したタイプが便利です。
ケースのフタを開けるだけで、すぐに使える速乾タイプのシヤチハタ朱肉付き。なつ印後、わずか約3秒で乾くため、契約の場などで書類をすぐに閉じても汚れにくく、ビジネスのスピード感を損ないません。
スタンプ台
ゴム印を押す際に使用するスタンプ台も、使用頻度が高めなオフィス備品。朱肉と同じだと思われがちですが、スタンプ台の場合はゴム印の材質に影響が出にくいようにつくられています。さらに、インキのカラーバリエーションも豊富です。
例えば、「シヤチハタ スタンプ台」は黒、赤、藍色、緑、朱色、紫のほか、別注色として空色、牡丹（ピンク）、茶色、黄色があります。10色と豊富なカラー展開なので、用途に合わせて柔軟に色を選ぶことが可能です。
筆記用具
筆記用具はオフィス業務に欠かせない備品ですが、社員一人ひとりが自分でお気に入りのものを用意していることも多いでしょう。
しかし、すべての筆記用具を個人で揃えるのは経済的に負担がかかります。使いやすさなどから自分の筆記用具を使いたいという方もいるでしょうから、個人で使用する分にはよしとしたうえで、最低限必要なものは会社側がしっかりと用意しましょう。
ボールペン
パソコンでの事務作業が一般的になったとはいえ、手書きで書類に記載するシーンはまだまだ多いものです。オフィス備品としてボールペンは必須ですので、予算の範囲内で書きやすいもの、インキがにじまないものなど使いやすさに注目して選んでみてください。
一方で、会社から社員へ褒賞としてボールペンを贈ることもあるでしょう。その際は機能性だけでなく、デザイン性にも注目してアイテムを選んでみてください。
例えば、ネーム印付きボールペンの「ネームペン トリノ」や「ネームペン・ポケット」は贈答用にぴったりです。スタイリッシュなデザインでビジネスシーンに最適なので、ぜひチェックしてみてください。
サインペン
水性のサインペンは水に弱く、紙以外の材質のものにはほとんど書けませんが、発色がよくてメモ用紙や薄い紙に書いても裏に文字が写ることがありません。デスクを汚す心配がなく、仮に汚れても拭き取って簡単に落とせるため安心して使用できます。
対して、油性のサインペンはインキが濃いため裏写りしたり文字がにじんだりすることもありますが、水に強く、ガラスや布といった紙以外の材質にも書けるという強みがあります。
なお、インキの着色料が染料か顔料かによっても、発色や耐光性などに違いがあります。カラーバリエーションや発色を重視するなら染料、耐光性や耐水性を重視するなら顔料、というように状況に合ったものを選ぶとよいでしょう。
ホワイトボードマーカー
会議中に使ったり、プロジェクターの簡易スクリーンとして利用したり、ホワイトボードは何かと役立つオフィス備品です。一般的な自立式のものや、壁に貼り付けて使うシールタイプのものもあるので、オフィス環境や使用頻度などから使い勝手のいいものを選びましょう。
加えて、ホワイトボードマーカー選びも重要なポイントです。ホワイトボードマーカーについて「意外とインキ切れが早い」と感じたり、「キャップを閉め忘れてしまい書けなくなった」という経験をしたりしたことのある方もいるでしょう。会議中にインキ切れを起こすと時間のロスが大きいですし、買い替えの頻度が高いと費用がかかるため経済的ではありません。
「潤芯ホワイトボードマーカー」はインキ補充やペン芯交換ができるため、繰り返し使えて経済的です。また、特殊なインキを使っているためペン芯が乾きにくく、仮にキャップを閉め忘れても3日間ほど（気温20度、湿度65％の条件下）ならインキが蒸発しません。エコで経済的、かつ会議の進行を妨げることも少ないので、オフィス備品におすすめのマーカーと言えるでしょう。
オフィス備品はリスト化してまとめておこう
オフィスには多種多様な備品がありますが、数が多いからこそ会社が本当に必要としているアイテムに出会えていないケースもあるでしょう。日々の忙しさに追われて見直しが後回しになりがちですが、使いにくい備品を使い続けることは、気づかないうちに業務全体のスピードを停滞させる大きな原因となります。
備品をリストにまとめて「見える化」する習慣をつければ、不要な在庫の整理や、今回ご紹介したような時短アイテムへのアップデートといった判断が迅速に行えるようになります。こうした管理フローを構築しておくことは、無駄なコストの削減だけでなく、部署内の情報共有や後任者へのスムーズな引継ぎにも直結する重要なプロセスです。
まずは身近なスタンプや朱肉の状態からチェックを始め、組織全体の生産性を高める第一歩として、備品リストの作成に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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