オフィス開設時に必要なものとは？立ち上げ前に揃えたい備品リスト

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オフィスを開設する際は、内装工事や契約手続きなどやるべきことが山積みです。そのため、「備品は後回しでいいか」と考えがちですが、いざ業務をスタートさせてから「あれがない！」と慌てるケースは少なくありません 。 

最低限必要な備品が揃っていないと、業務の進捗に支障をきたす恐れもあります 。本記事では、オフィス立ち上げ前に準備しておくべき備品をカテゴリー別に詳しく解説します。 

事前に必要なデスク回りのオフィス備品

起業してオフィスを開設する際、業務に必要なオフィス備品を準備しておく必要があります。 デスク回りに必要なオフィス備品は、以下の通りです。

印鑑・スタンプ

印鑑やスタンプ（実印、代表者印、認印、科目印など）は忘れず用意しましょう。会社ではさまざまなシーンで使用するため、いざ必要なときに手元にないと困ってしまいます。

オフィス開設時に必要になる印鑑には、主に下記のものが挙げられます。

このほか、オフィス開設のあいさつにも、記念の品に添える一言のスタンプなどがあると便利です。

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筆記用具

シャープペンシル（鉛筆）やボールペン、サインペン、消しゴムなどの筆記用具も揃えておくべき備品です。黒だけでなく、業務に応じて赤や青などのペンも揃え、ペン芯の太さや濃さなども使い勝手を考慮して選ぶのが良いでしょう。

文房具

パソコン作業が中心であっても、手作業での仕事がなくなるわけではありません。はさみ、カッター、修正テープ、セロハンテープ、のり、定規など、一通りの文房具を吟味して揃えておきましょう 。

ファイル

ファイルやクリアホルダー、デスクイントレー、名刺ファイルなどの整理アイテムは、多くの場面で必要になるため、買い忘れがないようリストに含めます 。

メモ用品

ノートやメモ帳、付箋なども会社で用意しておくことが望ましいと言えます。電話や来訪時の応答など会社側の都合でメモを取るケースが多いため、社員に負担をさせないよう最低限は揃えておきましょう。

事務用品・その他

刺、封筒、硬貨保管箱、キーボックスなどの事務用品も準備を忘れがちです 。また、コピー用紙、電池、電卓、USBメモリなど、業務内容に応じて必要になる消耗品や周辺機器も事前にまとめておくと安心です 。 

共有スペースに必要なオフィス備品

オフィスの快適さは業務効率に直結します。社員が有意義に過ごせるよう休憩所や会議室などの共有スペースも工夫しましょう。

オフィス家具

机やイス、パーテーション、ロッカー、本棚などが挙げられます。机やイスなどは中古で揃えることも可能ですし、レンタルやリースで賄うという手もあります。オフィス立ち上げまでに時間がない、なるべく費用を抑えたい方にはおすすめです。

オフィス家電

掃除機や冷蔵庫、テレビ、サーキュレーター、電子レンジ、電気ケトルなどが挙げられます。休憩所でお昼を過ごす社員もいるので、冷蔵庫や電子レンジはあると便利です。オフィスのスペースや社員数に応じて大きさ・容量などを決めるといいでしょう。

その他

複合機（コピー機やFAXなど）やビジネスフォン、タイムレコーダー、ラベルライター（テープライター）などが挙げられます。タイムレコーダーはシステムで代用できるものもあるため必要に応じて用意しましょう。

必須ではないが「あると便利」な備品

絶対に必要ではなくても、あると便利なオフィス備品は数多くあります。

ホワイトボード

会議中や、不意に書くものが必要になったときなどに重宝します。また、プロジェクターと組み合わせれば簡易スクリーンとしても使えるため、パソコンの画面を共有しながら会議を進めることも可能です。

ホワイトボードは自立式だけでなく、壁に貼るタイプもあります。前者はスペースを取りますが、キャスターが付いていると移動できるため便利です。

一方、後者は壁を利用するためスペースを削減でき、かつボードの大きさも比較的自由に選択できます。オフィスの規模や用途などから自社に合うものを選んでみてください。

なお、ホワイトボードマーカーは、インキ切れやペン先の乾燥に強いものを選ぶといいでしょう。

例えば、シヤチハタの「潤芯 ホワイトボードマーカー」なら、仮にキャップを閉め忘れてもペン芯が約3日間は乾きません（気温20度、湿度65％の条件下）。インキ補充やペン芯の交換を行えば、繰り返し使えるので経費の節約にもつながります。

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工具

「オフィスに工具なんて必要なのか」と思われがちですが、新しいオフィス備品を組み立てる際などに役立ちます。また、デスクやイスなどすでに揃えている備品も、使い続けることでネジが緩んでガタガタする時も工具があれば安心でしょう。

このほか、電池を入れるタイプの家電は電池交換の際にドライバーが必要になることもあります。意外といろいろなシーンで活躍するため、オフィスに1セットあると便利です。

テーブルタップ・延長コード

オフィス内のコンセント数が少ないなら、テーブルタップや延長コードが必要になります。設置するパソコンやオフィス家電の数に応じて使い勝手のよいものを揃えておきましょう。

なお、電子機器の中には電源プラグが3つのものがあります。一般的なテーブルタップでは対応できないため、3Pプラグ専用を準備してください。

シュレッダー

個人情報の漏えいはどこから起きるかわかりません。書類や資料、手紙などを適切に破棄するためにも、シュレッダーはできるだけ用意しておくことをおすすめします。一度に複数の紙を処理できるシュレッダーや、紙以外にCDやカード類も処理できるシュレッダーもあるため、自社に適したものを選びましょう。

シュレッダーを設置するスペースがないという場合は、コンパクトタイプのものがおすすめです。電動タイプ以外にも、クルクル回して使う手動タイプやたくさんの刃がついたシュレッダーハサミもあるので、どれか一つは常備しておきましょう。

防災セット

火事や地震など、何かしらの災害が起きた場合に備えて防災セットを用意しておきましょう。飲料水や食糧（乾パン・アルファ米など）、簡易トイレ、消火スプレー、救急セットなど防災アイテムはさまざまです。市販の防災セットは必要最低限のアイテムがまとめられているため、それらをいくつか置いておくと安心です。

災害時の備えとして防災セットに必ず入れておきたいのが、油性マーカーです。避難所での持ち物への名前書きや、救援物資の管理、掲示物の作成など、情報を「書く」シーンは意外と多いもの。しかし、いざ使おうとした時に「インキが乾いて書けない」となっては意味がありません。

シヤチハタの「防災備蓄用マーカー」は、使用開始時にインキをセットする独自の構造により、最長で7年間もの長期保存が可能で、オフィスや家庭の備蓄に最適です。

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「快適なオフィス」にするための備品

オフィスが快適だと社員のモチベーションアップにもつながります。オフィスの快適さに役立つ備品を揃えて、日々の業務に彩りをプラスしましょう。

空気清浄機

オフィス内の二酸化炭素濃度が高まると、息苦しさや眠気を感じて業務効率が低下してしまう可能性があります。また、風邪やウイルスの蔓延にもつながるため、換気を徹底することが大切です。

窓を開けて空気を入れ替えることはもちろん、空気清浄機を併用すればより効果的に換気ができます。業務環境や社員の健康を守るためにも、ぜひ導入を検討してみてくださいね。

加湿器

室内の温度を維持するために、エアコンを稼働させているオフィスは多いですよね。エアコンはよい効果をもたらす反面、乾燥によって肌や喉にダメージを与えてしまいます。とくに冬場は空気が乾燥しがちなので、加湿器を設置して湿度を一定に保ちましょう。

オフィス全体をカバーできる大型のものから、USBでつなぐ卓上タイプもあります。空気清浄機と一体化したものもあるので、予算などから適切なものを選んでみてください。

ウォーターサーバー

水分補給は体調管理の一環といえるほど重要です。飲み物を持参する社員もいるでしょうが、オフィス内にウォーターサーバーがあればマメに水分補給ができるため便利です。

ウォーターサーバーにはお湯が出るタイプもあるので、身体が冷えたときに温かい飲み物を飲めたり、ランチタイムにインスタントのスープやカップラーメンなどを食べたりすることもできます。

重宝される備品の一つなので、社員の希望を聞いたうえで、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

コーヒーメーカー

従業員の休憩時はもちろん、来客時にも役立つ備品がコーヒーメーカーです。自宅用ならコンパクトなので置き場所に困らないですし、レンタルならコンビニなどよりも安く社員に提供できるでしょう。コーヒー党の社員が多いオフィスでは絶対に喜ばれるアイテムなので、ぜひ検討してみてください。

なお、来客を想定して置く場合は、来客用カップの用意も忘れずにしましょう。

観葉植物

新しいオフィスは整然としていてきれいですが、殺風景で温かみがないように見えてしまうこともあります。観葉植物を置けばオフィス内が明るく居心地のいい空間になります。

また、大きめの観葉植物はパーテーション代わりになるほか、外からの目隠しにもなるため、上手に活用してみましょう。購入以外にも、レンタルやリースがあるので、興味がある方は調べてみてください。

オフィス備品で快適なオフィス環境を目指そう

オフィス立ち上げに伴う備品の購入は、事前にどのアイテムを揃えるかを検討しておくとスムーズに進みます。オフィスの規模や社員数などを考慮したうえで、無駄なく備品をリストアップしましょう。 

経費を抑えるために備品の購入費を必要以上に削ってしまうと、結果としてオフィス環境はよくなりません。もちろん無理をする必要はないので、まずは最低限のものを用意して、ほかは少しずつ買い揃えていくという選択肢も問題ありません。これまでに紹介した備品をリストにまとめましたのでこれらを参考に快適なオフィス環境の構築を目指してみてください。