【問診票・各種申請書】申請書記入を時短するコツと書き方
子どもの予防接種の問診票や入園入学のための提出書類など、子育て世代は申請書をつくる機会が多いもの。育児や家事をしながら期限までに間違いない書類を用意するのは負担に感じる方も多いですよね。
この記事では、いろいろな申請書を手際よく作成して、さっと提出するために心がけたいポイントをご紹介します。
育児をしながら問診票や申請書類効率よく記入するには
どんな申請書をつくるのも基本的な流れは同じです。記入する用紙の入手から提出まで、なるべく時間と手間をかけずにするための8つのコツをご紹介します。
書類づくりをスケジュール化する
小さな子どもがいる家庭では、「いろんな書類の入手から記入、提出までを1日で」とスムーズにはいかないもの。忙しさのあまりつい、「まとまった時間が取れてから…」となりがちです。
そこで、空き時間ができるのを待つのではなく、「今日から3日間、保育園に迎えにいく前の30分は申請書記入に使おう！」などと、家事や育児のスケジュールの中に書類作成を組みこんでしまいましょう。これなら、たとえ少しずつでも着実に書類づくりが進められます。
ホームページで記入例をチェック
市役所やクリニック、幼稚園・保育園のホームページには、それぞれの手続きに必要な書類のフォーマットや記入例が載っていることが多いです。それを事前にチェックしておいて、およそ「どんなボリュームで何を書けばいいのか」「どれくらい手間と時間がかかりそうか」の目安をつけておきましょう。いきなり真っ白な書類に向きあうより、ずっとスムーズに記入ができるはずです。
郵送やネットでの送付も検討
申請書の書式はネットからPDFでダウンロードできることがあります。また、申請書を持っていって提出しなくても、電子申請や郵送で受け付けてもらえる場合もあります。「用紙をもらいに行って、自宅で記入して…」という従来の方法と比べてみて、自分がより便利に感じるやり方を選ぶようにしましょう。
記入する用紙はまとめて入手
市役所などに出向いて用紙をもらうなら、「今後どんな申請書が必要なのか」をリストアップして、一度の訪問でまとめて入手しましょう。この時、各用紙を2枚ずつ持ち帰って書き損じや破損・紛失の時の予備にすれば、「もう一度取りにいかないと」となる心配もありません。
育児の先輩に聞いてみよう
例えば、地域の育児サークルに参加している場合など、先輩メンバーの方に「あの申請をした時はどうでしたか？」「あの部分はどう書きましたか？」と聞いて、手間や時間について確かめておいてもいいですね。サークル内での会話のタネにもなって、先輩メンバーから「私の時にはね…」とあれこれアドバイスがもらえるかもしれません。
必要かどうか迷ったら持っていく
申請書の提出のため家を出る前には、「持参するもの」のリストを見て、忘れ物がないか必ずチェックしましょう。この時、印鑑や身分証（本人確認書類）など「これって必要なのかな？」と迷った場合もいちおう持参するようにします。提出先で必要だとわかって家まで取りに走るリスクが防げます。
不明点は迷わず担当者に聞く
申請書への正しい記入方法がわからなかったり、どれに「○」を付ければいいか判断がつかない場合は、そこを未記入にして付せんなどで目印をつけておきます。提出先の受付の方に「ここはどうすればいいですか？」と聞いてから記入すれば、修正液や二重線で直したり、間違った内容で提出してしまう心配がありません。
住所記入と持参の効率化におすすめグッズ
申請書の作成を効率よくするには、いろいろなお助けグッズもあります。子ども関係の書類だけでなく、暮らしのいろいろな場面で使えるものも多いのでぜひ活用を検討してみてください。
必須項目の中でも負担が大きい住所記入に「一行印」
シヤチハタの「一行印」で住所のスタンプをつくるがおすすめです。記入する回数も文字数も多く、間違って記入してないかなど毎回チェックする手間は思った以上に大きいもの。問診票や申請書類のほか、ショップの会員証の作成や懸賞への応募、ハガキへの差出人の記入などパパやママにとっても活用シーンはいろいろです。
お住いの自治体や施設によってはご使用いただけない場合もございます。事前にご確認の上、ご使用ください。
これ1つでOK!
印鑑と朱肉をスタイリッシュに持ち運ぶ「シュティック」
「シュティック」はキャップの内部に朱肉がセットになった印鑑ケース。書類提出に行く際、印鑑と朱肉を持っていくとかさばりますよね。シュティックなら印鑑と朱肉をコンパクトかつ、スタイリッシュに持ち運べて便利です。
ネーム印とボールペンが一本になった「ネームペン ディアレ」
シヤチハタの「ネームペン ディアレ」は、ネーム印とボールペンが一本になった多機能ペンです。申請書類によってはネーム印不可の場合もありますが、簡易的な認印として活用できる際にはどちらかを忘れる心配がなくなりますよ。
問診票や申請書の効率化を進めてみませんか？
子育てしながら申請書類を揃えて提出するのは、想像以上に負担が大きいものです。記入にかかる時間を省いたり、当日持っていくものをまとめてコンパクトに忘れにくくしたり、うまくグッズを活用しましょう。
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