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業務効率化に向け、オフィス備品の管理を見直そう!徹底したい整理・収納のコツ

業務効率化に向け、オフィス備品の管理を見直そう!徹底したい整理・収納のコツ

「デスクが散らかっている」「備品が出しっぱなしになっている」「書類が平積みされている」など、オフィスが雑然としている場合は注意が必要です。オフィス内の環境は業務効率にも影響し、備品の管理の甘さは顧客の信頼を失うことにもつながりかねません。会社全体の課題と受け止め、早々に対処することが望まれます。

そこで今回は、オフィス備品を整理して収納することで得られる4つのメリットと、備品収納・管理のポイントなどをご紹介します。

オフィス備品の整理収納によるメリット

オフィス備品が出しっぱなしになっていると、業務にいい影響を与えません。どこに何があるのかを把握するためにも「物の指定席」をつくり、使ったら戻す癖づけを徹底しましょう。

オフィス備品を整理・収納するメリットは、以下の通りです。

メリット.1:書類の紛失・事故防止

デスクの上が雑然としていると、作業スペースが狭くなります。また、どこに何があるのかが把握できていないと、探したり新しくつくり直したりと時間のロスが発生してしまうでしょう。

場合によっては個人情報や機密書類を紛失し、取り返しのつかない事態に発展してしまうおそれもあります。普段からオフィス備品を整理・収納しておけば、こうした事態を招くことは少なくなります。

メリット.2:業務効率化

業務の効率化や生産性の向上は、多くの企業が課題とするところでしょう。その第一歩が、オフィスの整理整頓です。書類や備品を探すことに時間を取られていては、元も子もありません。

「書類や備品の置き場所を決める」「使ったら戻す」というように、社員全員がルールを徹底して行動することができれば、無駄な時間の削減につながります。

メリット.3:顧客からの信頼度が上がる

企業によっては、大切な顧客がオフィスを訪れることもあるでしょう。オフィスが散らかっていると「だらしない」「いい加減」などマイナスの印象を持たれかねません。

「打ち合わせは応接スペースだし、オフィススペースは見えないから」と気を抜いていませんか?

まったく視界に入らない場所は少ないですし、もしも見える場所に社外秘の資料などが置かれていれば、企業としての管理能力に疑問を持たれてしまう可能性もあります。信頼を得るためには備品の整理・収納を徹底し、オフィスをきれいに保ちましょう。

メリット.4:無駄遣いを減らせる

オフィス備品はさまざまありますが、特に管理しづらいのが消耗品です。使用頻度が高いものはなるべく切らさないようにストックし、あまり使わないものはタイミングをみて買い足す必要があります。しかし、備品管理がずさんだと必要以上にストックを買い込んだり、そもそも不必要な備品を購入したりと無駄が発生してしまいます。

備品の使用頻度を見極め、整理しつつリスト化しておけば、備品購入や見直しを行う際にも役立ちます。ひいては、経費の無駄遣いを減らすことにもつながるのです。

オフィス備品の収納ポイント8選

普段、どのようにしてオフィス備品を管理していますか?

倉庫に無造作に詰め込んでいるケースは少ないでしょうが、わかりやすいように管理しなくては使用の際に困ってしまいます。以下、オフィス備品の収納ポイントをまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

POINT.1:備品の置き場所を決める

冒頭でも軽く触れましたが、備品をきちんと管理するためには「物の指定席」を設けることが大切です。すべての備品の置き場所が決まっていれば、どこに何があるか迷うことはありませんし、探す手間も省けます。また、買い足した際も収納スペースの確保に困りません。

なお、使用頻度の高い消耗品などは、手の届く位置に置くなどの配慮も必要です。出し入れ時のことも考えて収納場所を決めれば、余計な時間と労力がかからず効率的です。

POINT.2:デッドスペースを活用する

オフィスの中にあるデッドスペースを、収納場所として利用するのも一つの手です。

例えば、オフィスの柱の回りはデスクなどが設置できないためデッドスペースになりがちですが、柱をぐるっと囲むように棚をつくれば収納スペースになります。また、打ち合わせスペースやスタンディングワークスペースを柱回りに設けることで、他のスペースを収納場所として活用することも可能です。

このほか、書類やUSBなどの小物は、デスク上のデッドスペースを使えばすっきり収納できます。用途ごとに分けて整理・収納すれば、備品の管理も楽に行えるでしょう。

POINT.3:ひと目でわかる状態にする

備品を整理・収納する際は、ひと目でどこに何があるのかわかる状態にすることが望ましいと言えます。

書類のように見分けのつきにくいものはラベリングし、すべての社員が目的のものを瞬時に見つけられるようにしておきましょう。そうすることで、備品を取り出す時間を短縮でき、その分を業務にあてることができます。

POINT.4:仕切りをつくる

デスクの引き出しに文房具や小物などを収納している方は少なくありません。きっちり整理できているなら問題ありませんが、無造作に放り込んでいるとスペースを圧迫してしまいます。限りあるスペースを有効に使うためにも、引き出しの中に仕切りを設けましょう。

仕切りをつくったら、筆記用具やのり、ステープラー、付箋・メモなど用途ごとに分けて収納してください。使用頻度の高いものを手前に収納するなど、業務がしやすいように工夫することが大切です。

POINT.5:書類は立てて保管する

書類を収納する際は、平積みではなく縦置きが基本。とくに手に取る頻度が高い進行中の案件書類は、縦置きにしておくと片手でサッと取り出せて便利です。ブックスタンドやボックス、ファイルなどを活用し、スマートに収納してみましょう。

なお、収納アイテムは同じ種類のものを使うと見栄えもきれいです。案件ごとにラベルを貼ったり、ファイルを色違いにするなど工夫すれば、探す際も苦労しません。

POINT.6:不要なものは捨てる

デスクに不要なものを溜め込む人は意外と多いもの。「あとで捨てよう」「使うかもしれない」という気持ちから処分に時間がかかってしまうのかもしれませんが、不要なものを処分すれば収納スペースが確保できます。さらに作業スペースが広がることで仕事もしやすくなるでしょう。

そもそも、仕事は選択と決断の連続。不要なものかどうか、処分するかどうかを先送りにするのはナンセンスです。自らの意志で片付けるのが望ましいですが、目に余るようなら会社側から定期的に不要なものを捨てるよう働きかけてもよいかもしれません。

POINT.7:誰にでもわかるラベリング

前述したように、ファイルや備品などにラベルを貼れば、ひと目でどこに何があるのかがわかりやすくなります。ラベリングにはコツがあり、「誰にでもわかる言葉を使う」「指定範囲を狭める」「その他を設けない」という3つのポイントを踏まえることが重要です。

専門用語や英語のラベリングは、格好いいかもしれませんが不親切です。また、シリーズ化したラベリングも中身がわかりづらいため探すのに時間を要します(例:見積書①、〇〇会社①など)。

「〇〇関係」のように範囲が広い言葉も好ましくありません。例えば「営業関係」でラベリングするといろいろな書類を綴ることになり、ファイルはすぐにいっぱいになります。必然的に「営業関係②」のファイルをつくることになるため、管理が煩雑化してしまうでしょう。

加えて、「その他」というラベリングもおすすめしません。とりあえず「その他」に振り分けて時間があるときに整える、と後回しになった結果、どのファイルよりも分厚くなり、便利なはずの「その他」が最も不便なものになってしまいます。

こうした問題を防ぐためにも、ラベリングの言葉を決めたらほかの人にチェックしてもらいましょう。伝われば使用可、わかりづらければ再考とすれば、少なくとも部署内では資料が探しづらいということが少なくなります。

なお、既存のファイルに該当しないが、新しくラベリングするか迷うという場合は「一時保管ファイル」をつくりましょう。1週間・10日間・1ヵ月など期限を決め、それまでに管理・保管に回すのか破棄するかを決定すれば管理がしやすくなります。

POINT.8:棚卸しする

オフィス備品は、定期的に棚卸し(製品の在庫数や備品などの資産の状況を確認すること)をして、実際の備品と備品管理台帳にズレがないかを確認することが重要です。仮にズレがある場合、管理の方法やルールに不備があるかもしれません。会社全体または部署でルールを再考し、改めて備品の整理・収納・管理を徹底してみてください。

オフィス備品保管サービスも

すでに備品の整理・収納に困っているなら、保管サービスを利用するのも賢い手段と言えます。使用頻度が低い備品ならオフィス内に保管しなくても困ることは少ないでしょう。また社内で保管するとしても、ツールを使って備品の種類や個数などをデータでまとめれば管理がしやすくなります。

オフィス備品保管サービスには、以下のものがあります。

トランクルーム

オフィスにスペースがなく、社内での保管が厳しい場合はトランクルームを活用しましょう。低予算で収納スペースを確保できるほか、備品が増えれば大きさも変更可能です。

トランクルームというとコンテナのようなものを想像する方もいますが、近年では空調設備が完備されたトランクルームも増えています。セキュリティがしっかりしたところも多いので、検討してみてはいかがでしょうか。

備品管理システム

オフィス備品を収納するスペースはあるけど管理業務が追いつかないという場合、備品管理システムを導入するのも効果的です。

専用ツールに情報を登録すれば棚卸し・在庫管理を自動で行えるので、使用頻度をひと目で確認できます。また、発注作業を自動で行ってくれるものもあるため、ミスを防げるほか人件費などのコスト削減も可能です。

オフィス備品の整理・収納を見直そう

オフィス備品の管理がずさんだと業務効率の低下を招くおそれがあるため、すぐに見直しを始めましょう。きれいに片付かない場合、整理や収納の方法が合っていないかもしれません。

オフィスのデッドスペースを上手に活用するほか、ラベリングを徹底してどこに何があるのかをひと目でわかるようにすれば探し物などにかかる時間を短縮できます。オフィス備品保管サービスの導入も検討するなど、自社にとって最適な管理方法を探してみてください。