電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？要件や対象書類、メリット・デメリットをまるごと解説
紙書類をスキャンしてデータ保存できる「スキャナ保存」。電子帳簿保存法の改正に伴い、要件が大幅に改善されたため、導入を検討している事業者の方も多いのではないでしょうか。導入するためには制度を正しく理解し、どの書類に適用できるのかなど把握しておく必要があります。
本記事では、電子帳簿保存法のスキャナ保存の概要や要件、対象書類について解説しています。これからデジタル対応を進める方向けに、原本の所在に困らないスタンプを活用した保管方法も合わせてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？
スキャナ保存は、電子帳簿保存法の保存区分の一つです。相手先から受け取った書類や自身が作成した書類の写しなどを紙保存の代わりにスキャンしたデータで保存できます。
しかし、ただすべての書類をスキャンしてデータ保存すればいいというわけではありません。そもそもスキャン保存が認められていない書類もありますし、要件を満たしていなければ保存できているとみなされない場合もあります。よってスキャン保存する際は、正しく制度を理解することが重要です。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の対象となる書類
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、決算関係書類を除く国税関係書類が該当します。自身が作成した書類の写しや相手から受け取った書類のうち、下記に該当するものはスキャナ保存が可能です。
| 種類の重要度 | 書類の性格 | 書類の名称・内容 |
| 高 （資金やものの流れに直結・連動する書類のうち特に重要な書類） |
一連の取引過程における開始時点と終了時点の取引内容を明らかにする書類で、取引の中間過程で作成される書類の真実性を保管する書類 | ・契約書 ・領収書 |
| 中 （資金やものの流れに直結・連動する書類） |
一連の取引の中間過程で作成される書類で、所得金額の計算と直結・連動する書類 | ・預り証 ・借用証書 ・預金通帳 ・小切手 ・約束手形 ・有価証券受渡計算書 ・社債申込書 ・契約の申込書（定型的約款無し） ・請求書 ・納品書 ・送り状 ・輸出証明書 |
| 低 （資金やものの流れに直結・連動しない書類） |
資金の流れやものの流れに直結・連動しない書類 | ・検収書 ・入庫報告書 ・貨物受領証 ・見積書 ・注文書 ・契約の申込書（定型的約款有り） |
参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅰ 通則｜国税庁
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、次の要件を満たす必要があります。
参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】｜国税庁
スキャナ保存をする3つのメリット
スキャナ保存には、次のようなメリットがあります。
- 保管場所やコストの削減につながる
- 事務作業の効率化が期待できる
- テレワークの推進につながる
保管場所やコストの削減につながる
紙書類をデータ化することで、保管場所が必要なくなります。国税関係書類は法人だと7年保存しなければならないため、書類を保管しておく物理的なスペースが必要です。スキャナ保存すれば、紙書類を廃棄できるため、保管に割いていた場所を別の用途で活用できます。
また、各書類を作成するために必要な用紙代やインキ代、郵送費などもカットできます。
事務作業の効率化が期待できる
スキャナ保存の導入で、事務作業の効率化が期待できます。膨大な紙書類の中から、求めている書類を瞬時に見つけるのはなかなか難しいでしょう。スキャナ保存でデータを検索できるようにすれば、スムーズに探し出すことが可能です。取引先からの問い合わせにもすぐに対応できます。
また、書類の保管に関わるファイリングやタグ付けが必要なくなるため、管理者の業務負担軽減にもつながります。
テレワークの推進につながる
スキャナ保存は、経理業務のテレワークを推進することにもつながります。経理業務は、紙での処理が多いことや業務の属人化などからテレワークがしづらい部署とされてきました。書類をデータ化することで社外からでも業務を遂行できるため、経理担当者のテレワークも可能となります。
スキャナ保存をするデメリット
スキャナ保存の導入にはメリットが多くありますが、押さえておくべき点もあります。メリットとデメリットの双方を踏まえたうえで、スキャナ保存の推進を検討しましょう。
- システムの導入にコストがかかる
- 社内教育をする必要がある
システムの導入にコストがかかる
電子帳簿保存法の要件を満たすためには、システムの導入が必要です。そのため、導入時や運用時にコストがかかります。ただ、長期的に見ると費用対効果が見込めるため、大きなマイナス面にはならないと言えます。システムの中には初期費用がかからないものや利用人数に応じた従量課金性のものもありますので、自社の状況に応じて適したシステムを探してみてください。
社内教育をする必要がある
スキャナ保存は要件を満たす必要があるため、運用ルールの周知が必須です。よって、セミナー開催やマニュアル作成など社内教育を行うことが推奨されます。始めは手間がかかりますが、一度定着すると教育の場を定期的に設けなくてもいい状態になるので、初期投資として行いましょう。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応しよう
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、要件が緩和され導入しやすくなりました。紙書類の保存に係る場所やコストの削減、担当者の業務負担軽減にもつながるため、ぜひ導入をご検討ください。
ただ、スキャナ保存に切り替えたあとも、経理処理のための打ち出しやスキャン後の紙保存などが社内運用で発生する場合も考えられます。その際は原本の所在がわからなくならないよう、スタンプを活用することがおすすめです。
シヤチハタでは、電子帳簿保存法に対応する際に必要なスタンプを多数ご用意しています。原本である紙書類に押すものや電子データ保存済みの紙に押すもの、複写であることを示すためのものなど、用途に合わせた使い分けでスムーズかつ性格な書類管理が可能です。電子帳簿保存法のスキャナ保存を導入する際には、ぜひ書類管理に必要なスタンプもご検討ください。
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